Losning ICT

Contact opnemen


» Terug naar vorige pagina

07-08-2017

10 dingen die je over Microsoft Outlook moet weten

1. Berichten configureren


Naast het envelop-pictogram kun je desktop-berichtgeving instellen, de cursor tijdelijk veranderen of een venster invoegen. Outlook 2013 verandert ook de weergave van de Outlook-symbolen in de takenlijst van Windows 8/8.1.

Komt er bij een account een nieuwe e-mail binnen, dan komt hier ook een envelopje te staan. Outlook 2013 toont de berichten ook niet meer onderin de taakbalk, maar rechtsboven zoals bij andere berichten in Windows 8/8.1.

De instellingen voor berichtenopties vind je onder het tabblad Bestand tussen de opties onder E-mail. Windows schakelt het envelopje uit als inactief element in de taakbalk. Om het envelopje continu te zien, klik je op de kleine pijl bij pictogrammen in de taakbalk en vervolgens op Aanpassen. Zorg ervoor dat de optie Symbool en berichten tonen geactiveerd is.


2. Markeringen gebruiken


Wanneer je in je inbox op het vlagpictogram aan de rechterkant van de e-mail klikt, kun je een moment kiezen waarop je de mail nogmaals wilt bekijken. In dit geval wordt het vlaggetje rood en worden de e-mail als taakopdracht geregistreerd. Naast de standaardinstelling kun je met Aangepast een precieze datum vastleggen.

Daarvoor moet je op het vlaggetje klikken.Kies bij de optie Sneltoets vastleggen een waarde, bijvoorbeeld volgende week. Klik dan niet weer op het vlagpictogram, maar klik met je linkermuisknop een keer om Opvolgen als sneltoets in te stellen.

Naast de mogelijkheid om e-mails te markeren kun je via het inhoudsmenu of de keuze van gebruikersprofiel een precieze datum kiezen en een herinnering activeren.


3. Profiel en e-mail accounts beveiligen


Instellingen van je profiel, e-mail accounts, aanmelding en de indeling van je favorieten slaat Outlook op in Windows-Registry.

Voor herstel hoef je volgens de vernieuwde Installation Outlook alleen te dubbelklikken op het geëxporteerde Registry-bestand en alle e-mail-instellingen zijn weer voorhanden.

Onthoud wel zelf je wachtwoorden, want deze exporteert de Assistent niet. Bij het opstarten van Outlook verschijnt het inlogscherm en je kunt hier je wachtwoord instellen en opslaan.

De opslaglocatie in de Registry heeft Microsoft veranderd ten opzichte van Outlook 2010.

In het volgende gedeelte verklaren wij beide paden. Doorloop de volgende stappen:

1. Open de Registy Editor door regedit in het zoekveld van het startmenu in te voeren en dit te bevestigen.

2. Navigeer naar beveiliging van het profiel in Outlook 2010 bij HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles.

3. In Outlook 2013 slaat Outlook deze gegevens op volgens het pad HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Profiles.

4. Onder Profiles zie je ieder profiel als eigen sleutel. Klik met je rechtermuisknop op het profiel dat je wilt exporteren en kies in het inhoudsmenu de optie Exporteren.

5. Kies een opslaglocatie voor de .reg-bestand en klik op Opslaan.

6. Wil je de profielen herstellen wanneer je Outlook 2013 opnieuw hebt geïnstalleerd, dan hoef je alleen te dubbelklikken op het eerder opgeslagen .reg-bestand.

Let erop dat de instellingen in het Registry-bestand alle bestaande instellingen en profielen in Outlook wissen.


4. E-mail handtekeningen opslaan


Handtekeningen slaat Outlook op als bestanden in het gebruikersprofiel in de map C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures.

Deze hele map moet je bewaren voor als je handtekeningen wilt herstellen.

Om handtekeningen te herstellen bij een nieuwe installatie kopieer je de gegevens eenvoudig in dezelfde map op je computer.


5. Vergaderverzoek opstellen


Een nieuw vergaderverzoek maak je in E-mail-weergave bij Nieuwe items/Vergadering, als antwoord op een e-mail of via de knop 'Nieuwe afspraak' in de agenda.

Bovendien kun je in de agenda een periode met je rechtermuisknop selecteren en in het keuzemenu kiezen voor Vergaderverzoek. Met de toetsencombinatie (Ctrl)+(N) open je ook een nieuw vergaderverzoek in Agenda. Vanuit andere weergaven kun je dit doen met (Ctrl)+(Shift)+Q. Met (Ctrl)+(Shift)+(A) kies je een nieuw tijdstip.

Als je van een afspraak in je agenda een vergadering wilt maken, open dan de afspraak en klik op Deelnemers uitnodigen. Zo verandert de afspraak in een vergaderverzoek. Zodra je het vergaderverzoek hebt gemaakt opent een nieuw planningsvenster. Bij de planning van de bespreking spelen vooral de onderdelen Afspraak en Planning een belangrijke rol.

Met de betreffende knoppen schakel je tussen beide weergaven.


6. Reageren op vergaderverzoeken


Om Outlook zo in te stellen dat je verzoeken automatisch accepteert, ga je naar het tabblad Bestand , klik op Opties/Agenda en ga naar het gedeelte Automatisch accepteren/weigeren.


7. Taken delegeren


Wanneer je Outlook in een Exchange-omgeving of met Office 365 gebruikt, kun je taken ook aan collega´s delegeren. Taken die je verdeelt maak je aan op de zelfde manier als normale taken. In de menubalk staat bij elke taak de optie Taak toewijzen. Wanneer je hier op klikt kun je een ontvanger uit jouw adresboek kiezen die de taak toegewezen krijgt.

Bij het aanmaken van een taak zijn deze selectievakjes geactiveerd: Recente kopie van deze taak in mijn takenlijst opslaan en Statusbericht aan mij sturen zodra de taak afgerond is. Wil je de standaardinstellingen deactiveren, open dan het tabblad Bestand en klik op Opties/Taken.Verwijder het vinkje bij Mijn takenlijst met kopieën van taken die ik anderen toewijs actualiseren en Statusbericht sturen wanneer ik een toegewezen taak heb afgehandeld.

De optie Statusbericht sturen wanneer ik een toegewezen taak heb afgehandeld zorgt niet voor het onderdrukken van het statusbericht door de taak-ontvanger maar het opvragen door de taak-verdeler. Om de gedelegeerde taken te zien open je de taakweergave in Outlook. Kies in het dropdown menu in het tabblad Start bij de knop Weergave wijzigen voor ofwel Gedetailleerd of de weergave Toegewezen. Toegewezen taken hebben een bijzonder symbool.

Dubbelklik op een toegewezen taak en open deze.

Outlook toont in de kopregel of de ontvanger deze al bevestigd heeft of niet.


8. Opstartproblemen oplossen


Vaak gebeurt het dat Outlook geheel zonder foutmelding het opstarten weigert. Meestal zijn nog lopende processen de boosdoener, wat je eenvoudig kunt toetsen:

1. Typ in het zoekveld in het startmenu het commando taskmgr en druk op enter. Bij Windows 8/8.1 geef je het commando op de startpagina, of klik je met de rechtermuisknop op de takenlijst en start taakbeheer.

2. In Windows 8/8.1 moet je dan nog op Meer details klikken.

3. Open het tabblad Processen.

4. Wanneer een of meerdere processen met de term OUTLOOK.EXE ofwel in Windows 8/8.1 Microsoft Outlook ofwel Outlook is niet gestart, blokkeren deze processen het opstarten van Outlook. Bij het gebruik van Windows 7/8/8.1 X64 staan ook alle 32-bit-processen (met de extensie *32) het opstarten in de weg.

5. Selecteer het proces OUTLOOK.EXE en klik op Beëindigen. Soms gebeurt het dat hier meerdere van dergelijke processen lopen. Beëindig deze dan allemaal.

6. Deze werkwijze werkt ook wanneer Outlook niet meer reageert. Start Outlook nu nog steeds niet correct op, beëindig dan alle Add-Ins.


9. Eigen modellen maken


Alle benodigde tools voor het maken van eigen modellen vind je in het tabblad Ontwikkeltools. Om hier te komen doe je het volgende:

1. Open het tabblad Bestand.

2. Klik op Opties.

3. Klik op Menubalk aanpassen.

4. Zet een vinkje naast ontwikkeltools en bevestig deze activering met OK.

5. Nu staat het tabblad Ontwikkeltoolsook in de menubalk in Outlook.

Om een eigen model te creëren klik je op dit tabblad op Formulier ontwerpen. Vervolgens kies je een standaardformulier uit wat de basis is om je eigen versie te maken en je klikt op Openen.


10. Taakfilter instellen


Net als bij e-mails kun je bij Taken ook filteren op bepaalde weergaven. Neem daarvoor de volgende stappen:

1. Ga naar de weergave Taakweergave.

2. Open het tabblad Weergave.

3. Klik op Weergave instellingen.

4. Klik op Filters.

Hier kun je het gewenste filter voor deze weergave vastleggen. Het filter werkt net zoals bij e-mails.


» Terug naar vorige pagina